Datenschutzhinweise für Docata

Haben Sie vielen Dank für Ihr Interesse an der Durchführung einer Promotion an der Universität Erfurt. Weil der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten für die Universität Erfurt einen sehr hohen Stellenwert hat, möchten wir Sie hiermit entsprechend den einschlägigen Datenschutzbestimmungen (insbesondere gemäß Art. 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten informieren.

Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise sorgfältig durch, bevor Sie Ihre Daten übermitteln.

Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Universität Erfurt,
vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Walter Bauer-Wabnegg
Nordhäuser Straße 63
D-99089 Erfurt
Telefon: +49 361 737-5000
Fax: +49 361 737-5009

E-Mail: praesident@uni-erfurt.de

Datenverarbeitende Stellen innerhalb der Universität

Datenverarbeitende Stellen gemäß den Allgemeinen Bestimmungen für Promotionen der Universität Erfurt (§ 8 Abs. 4) und gemäß dem Rechte- und Rollenkonzept sind:

• die Dekanate der Fakultäten und das Direktorat des Max-Weber-Kollegs sowie die ggf. für die Verwaltung der Promotionsverfahren zuständigen Stellen,
• die nach den Promotionsordnungen für die Durchführung der Promotionsverfahren zuständigen Stellen (z.B. Promotionskommission/Promotionsausschuss, Prüfungskommission),
• die Koordinationsstellen der strukturierten Promotionsprogramme für die Promovierenden des jeweiligen Programms,
• die Stabsstelle Forschung und Nachwuchsförderung,
• die Dezernate/Stabsstellen der Zentralen Universitätsverwaltung, die mit der Erfüllung der der Universität Erfurt obliegenden Pflichten nach dem Hochschulstatistikgesetz betraut sind.

Auftragsverarbeitung

Divinus Soft GmbH
Leutragraben 1
07743 Jena
Telefon: +49 3641 559011
E-Mail: info@divinus-soft.de

Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten

Nordhäuser Straße 63, D-99089 Erfurt
Telefon: +49 361 737-5651
E-Mail: datenschutz@uni-erfurt.de

Zweck der Datenverarbeitung

In dem Programm „Docata“ zur Promovierendenerfassung an der Universität Erfurt werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Durchführung des jeweiligen Promotionsverfahrens verarbeitet. Es handelt sich hierbei um Pflichtangaben, die im Assistenten für den Antrag auf Annahme als Doktorand_in und den weiteren Assistenten mit (¹) gekennzeichnet sind.
Darüber hinaus wurden die Hochschulen in Deutschland mit Inkrafttreten des „Gesetzes zur Änderung des Hochschulstatistikgesetzes“ (Hochschulstatistikgesetz - HStatG) zum 1. März 2016 verpflichtet, Daten ihrer Promovierenden zu erheben und an die statistischen Ämter des Bundes und der Länder weiterzugeben. Auch hierbei handelt es sich um Pflichtangaben, die mit (²) gekennzeichnet sind.
Die weder mit (¹) noch mit (²) gekennzeichneten Angaben können Sie freiwillig bereitstellen. Diese Daten dienen der Verbesserung des zentralen Betreuungsangebots für Promovierende im Rahmen der Nachwuchsförderung an der Universität Erfurt (insbesondere im Bereich Graduiertenservice und Qualitätssicherung).

Einmal jährlich sollen die Daten auf Aktualität überprüft werden. Hierfür erhält man über die angegebene E-Mail-Adresse eine Erinnerung.

Eine Liste mit allen Pflichtangaben und allen freiwilligen Angaben können Sie hier einsehen.
Darüber hinaus werden alle Doktorand*innen, die in Docata als angenommen hinterlegt sind, gemäß Ordnung der Promovierendenvetretung der Universität Erfurt (PromV-O) in das Wahlverzeichnis für die Wahl der Promovierendenvertretung aufgenommen.
Das Wahlverzeichnis enthält folgende Angaben:

• Laufende Nummer
• Familienname
• Vorname
• Ggfs. Matrikelnummer
• Vermerk über die Stimmzettelausgabe und die Stimmabgabe
• Vermerk über die Ausgabe und den Eingang der Briefwahlunterlagen
• Bemerkungen

Für die Erstellung des Zugangslinks für die Online-Wahl wird über die genannten Daten hinaus die in Docata als Korrespondenzadresse hinterlegte E-Mail-Adresse an das Wahlamt gesendet.
Alle in Docata als angenommene Doktorand*innen geführte Personen werden vor einer anstehenden Wahl der Promovierendenvertretung per E-Mail durch die Stabsstelle Forschung und Nachwuchsförderung oder durch die zuständigen Dekanate kontaktiert. Ebenso nimmt die Wahlleitung Kontakt mit den Doktorand*innen auf, um über den Wahlprozess zu informieren und zur Wahl einzuladen.
Details zur Wahl der Promovierendenvertretung können der Ordnung der Promovierendenvetretung der Universität Erfurt (PromV-O) und ergänzend der Wahlordnung der Universität Erfurt (WO UE) entnommen werden.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Pflichtangaben (mit 1 oder 2 gekennzeichnete Angaben) ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. c in Verbindung mit den einschlägigen Vorschriften des Thüringer und sonstigen Hochschulrechts:

• § 5 Abs. 6 Satz 4 ThürHG (Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses)
• Allgemeine Bestimmungen für Promotionen der Universität Erfurt § 8
• § 10 ThürHG (Berichtswesen), §§ 2 – 5 ThürHDatVO, §§ 3 – 5 HStatG
• § 5 Abs. 1 ThürHG (Hochschulforschung)

Rechtsgrundlage für die freiwilligen Angaben ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO:
Einwilligung
Rechtsgrundlage für die Aufnahme in das Wahlverzeichnis ist § 5 PromV-O.

Löschung/ Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Daten Promovierender, die ihre Promotion erfolgreich abgeschlossen haben, werden fünf Jahre nach Verfahrensabschluss elektronisch archiviert, d. h. der Zugriff für datenverarbeitende Stellen wird gesperrt. Eine vollständige Löschung der elektronischen Akten einer/eines Promovierten erfolgt 75 Jahre nach dem für den Verfahrensabschluss hinterlegtem Datum. Mit dieser Regelung ist im Bedarfsfall die Überprüfung des Promotionsverfahrens für den Promovierenden i. d. R. zeitlebens gewährleistet.
Daten Promovierender, die ihre Promotion an der Universität Erfurt nicht erfolgreich abgeschlossen haben, werden fünf Jahre nach dem für den Verfahrensabbruch hinterlegtem Datum vollständig gelöscht.
Wird ein Antrag auf Annahme als Doktorand_in von der Universität Erfurt abgelehnt, so werden die Daten ebenfalls fünf Jahre nach dem für den Verfahrensabbruch hinterlegtem Datum vollständig gelöscht.
Wird ein Antrag auf Annahme als Doktorand_in in Docata erstellt, aber nicht abgeschickt oder ist unvollständig, so werden die Daten innerhalb von sechs Monaten nach der Registrierung gelöscht.
Das Benutzerkonto wird drei Monate nach Verfahrensabschluss (Disputation/ Defensio/ Kolloquium/ mündliche Prüfung)/ nach Verfahrensabbruch/ nach Ablehnung gelöscht.

Weitergabe von Daten an Dritte

Innerhalb der Universität Erfurt werden die Daten nur von den als Datenverarbeitende Stellen benannten Einrichtungen und Personen verarbeitet.
Darüber hinaus wird das Wahlverzeichnis inklusive E-Mail-Adresse an das Wahlamt übergeben.
Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt lediglich in anonymisierter Form im Rahmen gesetzlicher Vorgaben (z.B. Hochschulstatistikgesetz).

Hinweise zur Datensicherheit

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf gesicherten Servern der Universität Erfurt.
Es wurden gemäß dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um den Schutz von Daten der Nutzer_innen von Docata zu gewährleisten.
Im Zuge des technischen Supports kann der Auftragsverarbeiter, die Divinus Soft GmbH, ggfs. auf personenbezogene Daten zugreifen.