Eigene Daten verwalten
Direkt zum Login wechseln. Bitte beachten Sie auch unsere Hinweise zum Pflegen der eigenen Daten auf dieser Seite.
Die persönlichen Daten sind in der Personendatenbank unserer Website hinterlegt.
Achtung: Das Erstanlegen des Datensatzes muss durch das Webteam der Uni erfolgen. (Dafür werden Name, Vorname, E-Mail-Adresse und eine Rolle mit Organisationseinheit sowie Bezeichnung der Rolle benötigt. Bitte kontaktieren Sie uns dazu über das Ticketsystem der Universität.)
Jede Person mit einem Uni-Login (LDAP) kann sich zur Bearbeitung ihres persönlichen Datensatzes einloggen. Gepflegt werden die Daten im sogenannten Backend, also dem Bereich, in dem auch alle Personen, die bei uns ein Login zur redaktionellen Pflege der Website haben, an der Website arbeiten. Das bedeutet auch, dass Menschen, die als Redakteur:in auf der Website arbeiten, zudem ihre gewohnten Funktionen zur Seitenbearbeitung sehen, Personen ohne diese redaktionellen Rechte ausschlie´ßlich den Bereich "Meine Daten bearbeiten".
Bitte beachten Sie: Änderungen auf dieser Seite haben automatisch Auswirkungen auf die Anzeige Ihrer Daten auf der gesamten Website. Wenn Sie das Opt-In nicht setzen, können keine Daten von Ihnen auf der Website angezeigt werden. Die eingebundenen Visitenkarten sind abhängig von der hinterlegten Rolle, sollten Sie also eine Rolle löschen, werden damit auch die Visitenkarteninformationen gelöscht.
(Bitte beachten Sie: Für Externe und Ehemalige, die kein Login haben, gelten andere Voraussetzungen. Zu den Informationen und zum Formular.)
Anleitung
Mit dem eigenen Login einloggen. Sie sehen nun das Backend. Wählen Sie die Funktion "Meine Daten bearbeiten". Sie sehen Informationen
- zur Person [Allgemein]
- zu den jeweiligen Rollen / Funktionen [Verknüpfungen]
- zu dem mit Ihrem Datensatz verknüpften Bild [Bild]
Bitte beachten Sie:
Die voreingestellte Sprache im Backend ist standardmäßig deutsch. Sie können diese Einstellung nur selbstständig verändern, wenn Sie gleichzeitig TYPO3-Redakteur sind. (Bitte kontaktieren Sie uns unter typo3@uni-erfurt.de wenn wir die Backend-Sprache für Ihren Account anpassen sollen.) Der über der Arbeitsfläche angezeigte Sprachwähler bezieht sich auf die deutsche und englische Version Ihres Personendatensatzes.
[Allgemein]
Hier können im Freitextfeld Informationen zum wissenschaftlichen Status (Präfix: Dr., Prof. Dr. etc. und Suffix: M.A.) eingetragen werden.
- Telefon: Ihre hier eingetragene Telefonnummer wird verwendet, falls Sie in den Daten der jeweiligen Funktion keine Telefonnummer eingetragen.
- Name, Vorname und E-Mail werden aus unserem System gezogen und können, da sie zur Verknüpfung ihres Datensatzes benötigt werden, nicht angepasst werden.
- Persönliche Seite: Sie haben in unserem Webauftritt eine persönliche Seite? Hier können Sie die Seitennummer eintragen, die im Fußbereich dieser Seite angegeben ist. Ihre Seite wird dann überall da verlinkt, wo Ihre Personatensatz auf unserer Seite verwendet wird.
- Opt-In: Wenn Sie das Opt-In nicht setzen, können keine Daten von Ihnen auf der Website angezeigt werden.
- ORCID-ID: ORCID (Open Researcher and Contributor ID) ist eine Non-Profit-Organisation, die eindeutige Identifizierungsnummern (ORCID iDs) für Autorinnen und Autoren vergibt. Diese Nummer können Sie hier eintragen, sie wird dann auf Ihrer persönlichen Seite angezeigt. (Voraussetzung: Auf Ihrer Seite ist das Personen-Detail-Plugin eingebunden, das alle ihre Personendatensatz gespeicherten Daten anzeigt.)
[Verküpfungen]
Hier werden Ihre Rollen angelegt oder bestehende Rollen bearbeitet. Jede Funktion, die Sie ausüben entspricht einer Rolle. Sie können verschiedene Rollen mit individuellen Kontaktdaten haben, die zudem in verschiedenen Organisationseinheiten angesiedelt sein können.
- Organisationseinheit: Bezeichnet die Einheit, in der Sie mit Ihrer Rolle angesiedelt sind. Die Einheiten werden immer in Kombination mit Ihrer Rolle in Klammern angezeigt. Die Einheiten können nicht von Ihnen bearbeitet werden.
- Funktion: Hier steht Ihre Rolle, z.B. Wissenschaftliche Mitarbeiterin
- E-Mail-Adresse / Telefon / Fax / Gebäude und Raumnummer / Adressen: Hier können Sie alle notwendigen Kontaktdaten eintragen. Bitte beachten Sie die Formatvorgaben und, dass sich Abkürzungen wie LG 4 Externen nicht erschließen.
- Sprechzeiten mit Link und Linktext: Tragen Sie hier Ihre Sprechzeiten ein. Bitte beachten Sie, dass der PLatz begrenzt ist. Wenn Sie einen Link hinterlegen wollen, benutzen Sie den "Link-Picker" und beachten, dass ein Link nur angezeigt wird, wenn auch das Feld Linktext gepflegt ist.
[Bild]
Wenn Sie hier ein Bild hochladen, wird dieses Foto auch auf der Website der Uni Erfurt dort angezeigt, wo Ihre Personendaten verknüpft werden. Zum Austausch des Bildes müssen Sie das vorhandene Bild zunächst löschen.
Über den Editor können Sie den angezeigten Ausschnitt wählen.
Bitte beachten Sie, dass zu gering aufgelöste Fotos nicht ordentlich angezeigt werden können. Die Größe des hochgeladenen Bildes sollte 500 KB nicht überschreiten.
Wichtig: Zweisprachigkeit: Deutsch / Englisch
Auf unserer Website arbeiten wir in zwei Sprachen: deutsch und englisch. Daher können Sie Ihre Kontaktdaten auch in diesen beiden Sprachen pflegen.
Auch wenn Sie ggf. nur eine der beiden Sprachen benötigen, für das Funktionieren unserer Website ist es unerlässlich, dass es alle Datensätze IMMER in Deutsch geben muss und in Englisch zusätzlich geben sollte.
Die Standardsprache - in der Suchmaschinen und z.B. auch Screenreader unsere Seiten auslesen - ist Deutsch. Das heißt, im deutschen Datensatz MÜSSEN auch deutsche Inhalte stehen.
Werden hingegen die englischen Details nicht explizit angepasst, gibt es hier immer eine sogenannte Fallback-Variante, in der z.B. die Organisationseinheit sowie feststehende Begriffe – Telefon, Adresse, Sprechzeiten – übersetzt werden, die anderen Daten, wie z.B. die Bezeichnung der Rolle, werden aus der deutschen Version angezeigt.
Externe und Ehemalige (ohne Login)
Unsere Personendatenbank ermöglicht auch die Erfassung von Daten Externer oder Ehemaliger, um sie z.B. im Rahmen von (Forschungs-)Projekten, auf der Website zugänglich zu machen. Zu diesem Zweck sollen Daten wie z.B. Vor- und Nachname, (frühere) Funktionsbezeichnung und die aktuelle Hochschule/Organisation veröffentlicht werden. Möglich ist zudem, ein Einzelfoto und Kontaktdaten zu hinterlegen sowie bei organisatorischer Zugehörigkeit zu einem Bereich und in Absprache mit diesem die Kurzvita sowie z.B. die Bibliografie (auf einer eigenen Seite) abzubilden.
Bitte beachten Sie:
- Für Personen ohne Hochschulzugehörigkeit an der Universität Erfurt – Externe und Ehemalige – und damit ohne Login zur eigenständigen Bearbeitung und Freigabe der Daten bedarf es des schriftlichen Einverständnisses zur Speicherung und Abbildung dieser Daten.
- Die Pflege, Änderung oder Löschung von Daten in der Personendatenbank (Name, E-Mail-Adresse oder andere Kontaktdaten, Foto, Funktion [=Rolle] und Funktionseinheit) kann aus Datenschutzgründen ausschließlich durch das zentrale Webteam (Kontakt: typo3@uni-erfurt.de) erfolgen.
- Für das Anlegen/Löschen einer persönlichen Seite mit weiteren Informationen ist der (ehemalige) Bereich verantwortlich.
Weitere Informationen zu den benötigten Daten finden Sie im Formular, das in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung steht und per E-Mail oder Post an das Web-Team an die im Formular angegebenen Kontaktdaten geschickt werden kann.
- Download: Formular Einwilligung zur Erfassung, Speicherung und Darstellung personenbezogener Daten
- Download: Formular Consent to the collection, storage and presentation of personal data
Informationen zum Datenschutz sowie zum Widerruf Ihrer Einwilligung finden Sie nachfolgend auf dieser Seite.
Informationen nach Art. 13/14 DSGVO (Datenschutzerklärung)
Durch die zentrale Pflege der Erreichbarkeitsdaten von Personen wird die einheitliche Darstellung und vor allem aktuelle Ausgabe auf allen Webseiten, wo diese benötigt werden und angezeigt werden sollen, erreicht. Die Basis bildet eine Datenbank innerhalb des Web-CMS TYPO3. Die Fotos werden in einem separaten TYPO3-Ordner gespeichert. Fotos bitte an typo3@uni-erfurt schicken unter Angabe des Namens der betreffenden Person.
Name und Anschrift des Verantwortlichen
Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Rechtsgrundlage
Die Angaben von Erreichbarkeitsdaten erfolgen im Rahmen der Erforderlichkeit. Rechtsgrundlage bildet ThürHG §11 (2). Damit dürfen folgende Daten ohne Einwilligung veröffentlicht werden:
- Name
- Amts-, Dienst- und Funktionsbezeichnung
- Telefon- und Faxnummer
- E-Mailadresse, Internetadresse
Für die darüberhinausgehenden, freiwilligen Angaben erfolgt die Veröffentlichung auf Grundlage von Artikel 6, 1a) DSGVO.
Gespeicherte Informationen
Die Erst-Befüllung der Datenbank mit Vor- und Nachnamen sowie dienstliche E-Mail-Adresse erfolgt aus dem zentrale Uni-Verzeichnis LDAP heraus.
Ergänzt werden die Daten auf freiwilliger Basis durch Fotos sowie weiteren Angaben wie Sprechzeiten. Bevorzugt wird die Verwendung der Funktions-Mailadresse zur jeweiligen Rolle der Person statt der personenbezogenen E-Mail-Adresse. Diese wird nur angezeigt, wenn keine Funktions-Mailadresse eingetragen ist.
Jede Person kann die eigenen Daten (außer Fotos*) über ein Login-geschütztes Frontendformular bearbeiten. Die Veröffentlichung erfolgt im Rahmen der Erforderlichkeit (s. Rechtsgrundlage). Freiwillige Angaben können durch die Personen selbst ergänzt werden. Die Einwilligung erfolgt ebenfalls über dieses Frontendformular. Das Datum der Einwilligung wird mit Zeitstempel in der Datenbank gespeichert. Wird die Einwilligung widerrufen verschwindet die Anzeige aller Kontaktdaten sofort von den Webseiten, wo diese eingebunden sind.
Für Auswärtige (z.b. Gremienmitglieder), Ehemalige / Emeriti wird eine schriftliche Einwilligung eingeholt. Diese können Ihre Daten nicht selbst pflegen.
Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, falls eine entsprechende schriftliche Einverständniserklärung vorliegt. (Link zum Formular ergänzen).
Freiwillige Angaben können von den Personen selbst gelöscht werden. Die Daten werden nach einem bestimmten Zeitraum (bitte festlegen) aus der Datenbank gelöscht (z.B. bei Ausscheiden aus dem Dienst, wenn keine Erforderlichkeit mehr besteht und keine Einwilligung zur weiteren Veröffentlichung gegeben wird).
Betroffenenrechte:
Sie haben das Recht auf Auskunft zu Ihren gespeicherten Daten. Das Recht auf Löschung, Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung und Berichtigungen können Sie über das Webformular selbst in die Hand nehmen. Ehemalige, die eine schriftliche Einwilligung erteilt haben, wenden sich bitte an: typo3@uni-erfurt.de.
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Sie können auch jederzeit den Datenschutz der Universität Erfurt datenschutz@uni-erfurt.de kontaktieren.
