Alle Mitarbeiter*innen werden nun mit einer personenbezogenen Lizenz ausgestattet, die künftig für die Nutzung der bereits an der Uni Erfurt verfügbaren Microsoft-Produkte (Windows, Office-Produkte wie z.B. Word, Excel) benötigt wird. Die im alten Lizenzmodell zusätzlich angebotene Nutzung von Office 365 auf Privatgeräten läuft aus und wird unter dem Begriff Microsoft 365 zu einem Nutzungsmodell zusammengeführt. Microsoft-Produkte können pro Nutzer grundsätzlich auf bis zu fünf Geräten verwendet werden. Das können Geräte am Arbeitsplatz oder auch Privatgeräte sein. Die Nutzung ist allerdings auf dienstliche Zwecke beschränkt.
Für Mitarbeiter*innen mit zentral vom Universitätsrechen- und Medienzentrum (URMZ) administrierten Geräten dient dies lediglich als Information. Im kommenden Jahr werden schrittweise die Office-Produkte auf die Microsoft Apps for Enterprise aktualisiert. Diese vom Funktionsumfang grundsätzlich identischen Produkte nutzen automatisch die im Hintergrund bereitgestellten personenbezogenen Lizenzen. Für die Nutzer*innen ist an der Stelle also nichts weiter zu tun.
Für Mitarbeiter*innen und Studierende, die aktuell das Angebot Office 365 auf Privatgeräten oder selbst administrierten Dienstgeräten nutzen, ergibt sich Handlungsbedarf. Mit der Lizenzbereitstellung bzw. der seit 6. Oktober möglichen Registrierung (Opt-in) wird über die dienstliche E-Mail-Adresse ein neues Konto bei Microsoft erstellt. Über dieses Konto müssen künftig die Office-Produkte bezogen und verwaltet werden. Das aktuell genutzte Konto für Office 365 läuft noch eine Zeit parallel weiter, wird aber im Laufe des ersten Halbjahres 2023 geschlossen. Alle betroffenen Nutzer*innen werden dazu nochmals gezielt vom URMZ informiert.
Aus datenschutzrechtlichen Gründen sind die sogenannten „unsicheren Dienste“ im neuen Microsoft-Konto deaktiviert. Das bedeutet, dass insbesondere die Nutzung von „OneDrive“ oder die Erstellung eigener Online-Meetings in „Microsoft Teams“ über das Konto nicht (mehr) möglich ist. Als Konsequenz daraus müssen die aktuell bei Microsoft gespeicherten Daten gesichert werden. Mit Schließung des Office 365-Kontos ist später kein Zugriff mehr möglich. Achtung: Es erfolgt keine automatische Datenübernahme in das neue Konto.
Um Ihnen als Nutzer*innen die sichere, datenschutzkonforme Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten zu ermöglichen, erarbeitet das URMZ aktuell gemeinsam mit der Datenschutzbeauftragten eine entsprechende Cloud-Richtlinie. Das URMZ hat überdies alle wichtigen Informationen zur Umstellung, zu den angebotenen Diensten und zu möglichen Alternativen zu nicht mehr bereitstehenden Diensten auf seinen Serviceseiten noch einmal zusammengestellt. Wir bitten um Beachtung – auch der bereits zu diesem Thema veröffentlichten News auf unserer Website.
- www.uni-erfurt.de/universitaet/aktuelles/news/news-detail/aenderungen-in-der-office365-nutzung (News vom 11. Februar 2022)
- www.uni-erfurt.de/universitaet/aktuelles/news/news-detail/lizenzmodell-fuer-microsoft-produkte-wird-umgestellt (News vom 8. Juli 2022)
- www.uni-erfurt.de/universitaet/aktuelles/news/news-detail/microsoft-365-registrierungsmoeglichkeit-fuer-studierende-freigeschaltet (News vom 6. Oktober 2022)
