Die zentrale Poststelle übernimmt vor allem folgende Aufgaben:
Anlauf- und Annahmestelle
- Ansprechpartnerin für alle Beschäftigten der Universität in allen Post- und Versandangelegenheiten
- erste Anlaufstelle für sämtliche Lieferanten der Universität und ggf. Weiterleitung in andere Bereiche
- Annahme von Lieferungen für die Verwaltung der Universitätsbibliothek
- Ansprechpartner und Schlüsselausgabe für die Handwerker in der Universitätsbibliothek
Posteingang
- Annahme von Brief- und Paketsendungen; Dokumentationsaufgaben Posteingang
- Feststellen des Empfängers, für den das jeweilige Poststück bestimmt ist
- Zustellung durch Einsortierung in die entsprechenden Postfächer, Verteilung innerhalb der Universitätsbibliothek bzw. Übergabe an den internen Kurierdienst
- Bearbeitung der Pakete mit Rücksendungen, Ausleihen / Fernleihe und Buchsendungen von Lieferanten; Überprüfung der Bücherrechnungen
- Büchertransportdienst (BTD): Auspacken der Wannen, Sortieren und Verteilen nach Bibliotheken; Umpacken der Lieferungen aus Forschungsbibliothek Gotha und FH Erfurt für Weitertransort
- Führen des Posteingangsbuches der Universitätsbibliothek
Postausgang
- Dokumentationsaufgaben Postausgang, Erstellen von Zuarbeiten für Erhebungen und Statistiken zum Post- und Paketaufkommen
- Ermittlung und Erfassung aller relevanten Daten für die Frankierung sowie Kosten- und Leistungsrechnung in der jeweiligen Software für alle Postausgänge
- Kuvertieren, Frankierung und Übergabe an Fahrer, Postzustelldienst bzw. Kurier
- Übergabe von Medienlieferungen an Kurier
- Packen von Paketen für Rücksendungen und Buchbinder
- Bearbeitung von Fernleihen für BTD oder Postversand
- Vorbereitung von Zollsendungen
