Die Dienstanweisung ergeht auf Veranlassung des Thüringer Landesdatenschutzbeauftragten anlässlich eines Datenvorfalls auf dem Campusgelände der Universität im vergangenen Jahr (vgl. die Kanzler-Rundmail vom 31. März 2017) und regelt die Grundsätze für die datenschutzgerechte Entsorgung von nicht archivwürdigen Datenträgern (einschließlich Papierunterlagen) mit personenbezogenen Daten an der Universität Erfurt.
Sie enthält im Wesentlichen folgende Grundregeln, auf die bereits an dieser Stelle hingewiesen werden soll:
- KEINE Entsorgung von Datenträgern mit personenbezogenen Daten über den allgemeinen Rest- oder Papiermüll
- Entsorgung von (nicht archivwürdigen) Papierdokumenten mit personenbezogenen Daten grundsätzlich über die bereitgestellten Sammelcontainer
- Entsorgung von elektronischen Datenträgern mit personenbezogenen Daten über das Universitätsrechen- und Medienzentrum
Ob Schriftgut archivwürdig ist, beurteilt sich nach der hier ebenfalls beigefügten Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen. Als Hilfestellung im Rahmen der Beurteilung der Archivwürdigkeit kann die über den folgenden Link erreichbare, öffentlich zugängliche Online-Anwendung der TU Ilmenau für die Ermittlung von Aufbewahrungsfristen dienen:
http://www5.tu-ilmenau.de/aufbewahrungsfristen/web/
Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an die mit dem Datenschutz Beauftragten der Universität Erfurt (datenschutz@uni-erfurt.de).
