Lizenzmodell für Microsoft-Produkte wird umgestellt

Um nach Ablauf des Altvertrages weiterhin die aktuell angebotenen Microsoft-Produkte anbieten zu dürfen, ist die Uni Erfurt dazu verpflichtet, mit Microsoft einen entsprechenden neuen Vertrag zu schließen. Dieser „Microsoft Campus and School Subscription Rahmenvertrag“ (Microsoft Bundesvertrag 3.0) ist ursprünglich zwischen dem Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) der Bayerischen Akademie der Wissenschaften und der Firma Microsoft Ireland Operations Limited vereinbart worden. Die Thüringer Hochschulen sind dem Vertrag unter Federführung der TU Ilmenau im Rahmen des Hochschul-IT-Zentrums beigetreten.

Der Vertrag unterscheidet sich inhaltlich im Wesentlichen in der Lizensierungsmethode. Das neue Lizenzmodell sieht statt der bisher gerätebezogenen Lizenzen nun personenbezogene Lizenzen vor.

Im Wesentlichen wird durch das Inkrafttreten des Bundesvertrages 3.0 lediglich das Lizenzmodell von bisher gerätebezogenen Lizenzen auf personenbezogene Lizenzen umgestellt. Jeder/m Nutzer*in muss nun eine personenbezogene Lizenz zugewiesen werden. Auf allen Dienstgeräten ist zudem die Installation der neuen Office-Version erforderlich.

Nachdem das neue Microsoft-"Dienstpaket" (sogenannter Mandant) für die Uni Erfurt bereitgestellt und konfiguriert wurde, ist eine entsprechende Datenschutz-Prüfung erfolgt. Im  Juni 2022 hat daraufhin die Testphase mit der Synchronisierung der Nutzerdaten sowie der Installation der neuen Office-Version (Microsoft 365 Apps for Enterprise) auf den Dienstgeräten der Uni Erfurt begonnen. Das URMZ diente dabei als "Pilotbereich". Weitere Bereiche werden sukzessive und frühestens ab September 2022 folgen.

Die Lizenzzuweisung und Registrierung aller Mitarbeiter*innen im neuen Microsoft-Mandanten der Universität Erfurt erfolgt dann automatisch und zentral durch das URMZ. Die Mitarbeiter*innen müssen sich nicht selbst registrieren.

Eine Freischaltung zur Anmeldung für Studierende auf ihren Privatgeräten ist ab August/September 2022 geplant (dazu folgt rechtzeitig noch eine gesonderte Information des URMZ an die Studierenden). Die Möglichkeit der Registrierung für das bisherige Angebot „Office365 ProPlus für Studierende und Mitarbeiter“ wird in der Folge eingestellt. Es wird jedoch eine Übergangsphase geben, in der die Nutzer*innen, die den alten Microsoft-Mandanten (@TechnischeUnivers049.onmicrosoft.com) nutzen, die Möglichkeit haben, ihre Daten selbstständig umzuziehen. Diese Übergangsphase endet voraussichtlich zum 31.12.2022 (siehe dazu auch: https://www.uni-erfurt.de/universitaetsrechen-und-medienzentrum/beratung-und-hilfe/studium-lehre/software-fuer-privatgeraete).

Die Microsoft Lizenzumstellung betrifft alle Microsoft Produkte. Die Produkte, die bisher an der Uni Erfurt zur Verfügung standen (Word, Excel, PowerPoint usw.), werden auch weiterhin zur Verfügung gestellt.

Allen Nutzer*innen steht eine Lizenz zur Verfügung, die er/sie zur Nutzung von Windows und Office berechtigt. Sie können damit Office auf allen ihren Geräten installieren und auf fünf Geräten gleichzeitig für Office angemeldet sein.

Eine Lizenz bekommen zunächst die hauptberuflich tätigen Mitarbeiter*innen und Studierenden der Universität Erfurt (nach §21, Absatz 1, ThürHG). Für weitere Anfragen wenden Sie sich bitte an Nicole Ackermann im URMZ.

Die Lizenzzuweisung und Registrierung aller Mitarbeiter*innen im neuen Microsoft-Mandanten der Universität Erfurt erfolgt zentral durch das URMZ. Die Mitarbeiter*innen müssen nichts tun, um weiter die Microsoft-Produkte nutzen zu können. Die Installation auf betreuten Geräten - Arbeitsplatzrechner und Dienstlaptops (letztere via VPN) - wird zentral über Verteilung des URMZ durchgeführt. Dies geschieht bereichsweise und frühestens ab September. Dabei wird auch eine neuere Office-Version auf den Geräten installiert. Die Oberfläche ändert sich nur geringfügig, Funktionalitäten z.B. in Excel, Word, etc. bleiben bestehen, z.T. kommen neue Funktionen hinzu.

Eine Freischaltung zur Anmeldung für Studierende auf ihren Privatgeräten ist ab August/September 2022 geplant (dazu folgt rechtzeitig noch eine gesonderte Information des URMZ an die Studierenden). Die Möglichkeit der Registrierung für das bisherige Angebot „Office365 ProPlus für Studierende und Mitarbeiter“ wird in der Folge eingestellt. Es wird jedoch eine Übergangsphase geben, in der die Nutzer*innen, die den alten Microsoft-Mandanten (@TechnischeUnivers049.onmicrosoft.com) nutzen, die Möglichkeit haben, ihre Daten selbstständig umzuziehen. Diese Übergangsphase endet voraussichtlich zum 31.12.2022 (siehe dazu auch: https://www.uni-erfurt.de/universitaetsrechen-und-medienzentrum/beratung-und-hilfe/studium-lehre/software-fuer-privatgeraete).

Mit Microsoft 365 können Nutzer*innen Office auf allen ihren Geräten installieren und auf fünf Geräten gleichzeitig für Office angemeldet sein (im Büro und/oder im Homeoffice). Bitte denken Sie daran, dass die Installation auf privaten Geräten ausschließlich zu dienstlichen bzw. studiumsbezogenen Zwecken erlaubt ist!

Nein. Die Software und Dienste sind ausschließlich zu studiumsbezogenen bzw. dienstlichen Zwecken oder für studentische oder dienstliche Projekte einzusetzen. Der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Es werden ausschließlich persönliche, nicht übertragbare Lizenzen bereitgestellt. Nutzer*innen sind außerdem nur berechtigt, die Software und Dienste während des lizenzierten Zeitraums zu nutzen.

Über das sogenannte „Home Use Programme“ haben Sie jedoch die Möglichkeit, vergünstige Preise für ausgewählte Microsoft365-Abonnements sowie Surface-Geräte und -Zubehör zu erhalten. 

Ja, zur Nutzung der Dienste werden personenbezogene Daten aus unserem lokalen Nutzerverzeichnis an Microsoft übermittelt. Eine entsprechende Prüfung durch den Datenschutz hat im Vorfeld stattgefunden. Informationen dazu finden Sie auf unseren Datenschutzseiten: www.uni-erfurt.de/universitaet/datenschutz/im-buero/microsoft-365. Die Nutzung der Software und Dienste erfolgt nach der jeweils aktuellen Fassung der Produktbestimmungen (PTs), der Bestimmungen für Onlinedienste (OSTs) sowie dem Nachtrag zum Datenschutz für Onlinedienste (DPA). Diese sind unter www.microsoft.com/de-de/licensing/product-licensing/products.aspx einsehbar.

Der „Microsoft Campus and School Subscription Rahmenvertrag“ (Microsoft Bundesvertrag 3.0) ist zwischen dem Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) der Bayerischen Akademie der Wissenschaften und der Firma Microsoft Ireland Operations Limited vereinbart worden. Die Thüringer Hochschulen sind dem Vertrag unter Federführung der TU Ilmenau im Rahmen des Hochschul-IT-Zentrums beigetreten.

Der Bundesvertrag hat eine Laufzeit von vier Jahren und läuft somit bis zum 30. April 2025. Das Universitätsrechen- und Medienzentrum informiert alle Nutzer*innen selbstverständlich rechtzeitig vor Ende der Laufzeit über eventuelle Änderungen bzw. den Fortgang des Bundesvertrags mit Microsoft.